Organizzare bene l'agenda dello studio fotografico è un compito essenziale per evitare complicazioni. Inoltre, con una maggiore organizzazione, sarete in grado di fornire una buona esperienza al cliente.

Attualmente il nostro programma è completamente pieno durante l'anno e la nostra più grande preoccupazione è quella di non lasciare blocchi di tempo disponibili tra le sessioni, al fine di rendere il tempo di studio stesso redditizio. Tuttavia, la flessibilità nei confronti del cliente è sempre apprezzata ed è importante che il cliente possa scegliere l'ora e il giorno più appropriati. Il trucco è organizzare bene l'agenda in modo da liberare i momenti più opportuni per ridurre i tempi morti in studio.

"Educare" il cliente a essere sensibile al nostro lavoro e ai nostri orari è anche, di per sé, un modo per lavorare sulla nostra immagine e per dimostrare credibilità nel mercato del lavoro.

Sapevate che l'80% dei consumatori dichiara che l'esperienza offerta dall'azienda è importante quanto il servizio?

Ci sono alcuni punti essenziali che teniamo sempre in considerazione quando organizziamo la nostra agenda:

1. Quanto tempo impieghiamo per realizzare ogni sessione?

Ogni sessione ha requisiti ed esigenze diverse. Una sessione con un bambino o con una famiglia numerosa richiederà tempi e attenzioni diverse da parte nostra.Pertanto, quando programmiamo le sessioni nel nostro calendario, dobbiamo sempre considerare questi aspetti.

2. Il tipo di cliente è importante!

Il tipo di cliente è di per sé un punto chiave nella programmazione della nostra agenda. È importante avere la capacità di capire il nostro cliente e di identificarne le caratteristiche. Ad esempio, un cliente che si reca nel nostro studio con un notevole dispendio di tempo può molto probabilmente arrivare con 15-20 minuti di ritardo, e questo ritardo può interferire notevolmente con il resto della giornata, influenzando tutte le sessioni successive. Prendendo in considerazione questo periodo, possiamo ridurre i ritardi nelle sessioni successive ed evitare di trasmettere un'immagine di instabilità al resto dei nostri clienti.

3. Ricordare è essenziale!

Nel nostro studio chiamiamo sempre 3 giorni prima della sessione e inviamo un messaggio il giorno prima. Questo è un modo, non solo per dimostrare competenza e attenzione ai nostri clienti durante tutto il processo, ma anche per garantire che i nostri clienti non dimentichino le loro prenotazioni e l'orario della sessione.

4. Tempo e Produttività

Al momento della prenotazione, i nostri clienti conoscono già la durata delle sessioni e, anche se il flusso della sessione stessa può mostrare la necessità di rimanere più a lungo di quanto inizialmente prenotato, è importante rispettare tutte le tempistiche definite. A nessuno piace aspettare, tanto meno quando si tratta di un servizio premium (come quello che vogliamo offrire), quindi dobbiamo essere sensibili con gli altri clienti.
Avendo il programma della sessione ben definito, anche la nostra produttività finisce per essere massimizzata per quei 30-45 minuti di acquisizione e la nostra attenzione è tutta sulla famiglia e non pensa a ritardi o errori.

5. Quale sarà la fatturazione mensile?

Il preventivo di fatturazione mensile è uno dei punti più importanti che prendiamo in considerazione. Con una buona pianificazione e organizzazione dell'agenda, possiamo stimare quanto fattureremo mensilmente e persino annualmente. Tenendo conto di questi dati, possiamo adattare la nostra pianificazione in base ai nostri obiettivi di fatturazione.

Come organizzare le prenotazioni natalizie?

L'organizzazione delle prenotazioni natalizie richiede uno schema e una pianificazione diversi rispetto alle normali sessioni che svolgiamo. Nel nostro studio adottiamo 4 fasi:

• Per i clienti che effettuano sessioni natalizie, offriamo la possibilità di prenotare per il Natale successivo (1 anno prima);
• Iniziamo a comunicare internamente, cioè ai clienti già fidelizzati (6 mesi prima);
• Si raccomanda di prenotare con urgenza perché i posti disponibili sono pochi (4 mesi prima);
• Dopo la presentazione degli scenari, apriamo gli ultimi posti vacanti (2 mesi prima).
  

Investire in una buona pianificazione quotidiana

Le nostre sessioni iniziano alle 9.30 e terminano alle 19.30, e ogni cliente occupa un'ora del nostro programma. In termini pratici, offriamo 45 minuti di sedute e i restanti 15 minuti servono per gestire eventuali imprevisti, la preparazione e l'interazione con il cliente.

In media, svolgiamo 8 sessioni al giorno e circa 400 sessioni durante i due mesi di raccolta natalizia.

Più che una sessione, un'esperienza!

Di cosa teniamo conto quando prepariamo il nostro pacchetto di Natale?

1. Scenario
2. Investimento nel paesaggio
3. Giorno della prenotazione 
4. Fotografo
5. Materiale fotografico
6. Il marchio
7. Edizione

Che cosa facciamo?

1. Telefonata di conferma 
2. Inviare messaggi di testo il giorno prima
3. Offrire una buona esperienza il giorno della sessione, piena di sorprese
4. Follow-up post-sessione
5. Consegna

Il processo di selezione:

• Quando il nostro cliente sceglie le foto della sessione in negozio, il servizio del cliente viene realizzato lo stesso giorno, per evitare l'accumulo di lavoro.
• Per i clienti che effettuano un viaggio significativo, offriamo la possibilità di consegnare tutto dopo 30 minuti.
• Quando il cliente sceglie le foto dalla sessione online, concediamo 3 giorni per la selezione delle foto.

In studio, preferiamo sempre che il cliente scelga le foto di persona perché, dato che l'acquisto avviene d'impulso, riusciamo sempre a fargli scegliere più foto e a fargli acquistare più prodotti, aumentando così il biglietto della nostra sessione.

Creare un piano di vendita? 

È essenziale stabilire obiettivi di vendita e obiettivi chiari per la crescita della nostra attività.

Cerchiamo sempre di valorizzare il nostro lavoro promuovendolo e il nostro posizionamento. Offriamo un servizio di qualità superiore e disponiamo di un team con molti anni di esperienza. Questa competenza è un aspetto che non possiamo fare a meno di rafforzare, in modo che il nostro cliente inizi a dare valore al nostro lavoro e all'investimento che farà in esso fin da subito. 

In studio privilegiamo la vendita assistita. Lasciamo ai nostri clienti la libertà di decidere se e quali prodotti desiderano, ma cerchiamo sempre di aiutarli e di indirizzarli verso il prodotto o i prodotti che ci portano maggiore profitto.

E voi? Quali strategie utilizzate nella vostra attività?